راههای ساده برای منشی حرفه ای
منشی کیست؟
در فرهنگ لغت آغاز کننده، نویسنده و یا کسی که بتواند خوب نامه بنویسد و مطلب را بپروراند گفته شده است.
البته با توجه به اینکه وظیفه یک منشی تنها محدود به مرتب کردن نامه ها و یا نگارش آنها و یا پاسخگویی به تلفن نیست؛ سعی کرده ایم که تعریف مناسب و قابل قبولی از آن ارائه کنیم:
«شخصی که در برقراری و بهتر ساختن ارتباطات بین مدیر با دیگر اعضا سازمان اعم از کارمندان و یا مراجعه کنندگان به هر شکلی نقش راهبردی دارد و به عنوان نمای درونی و بیرونی سازمان مطرح می گردد منشی خوانده می شود؛ و وظایف او در حیطه نوع فعالیت همان سازمان تعریف می شود.
او باید دارای خصوصیاتی از جمله برنامه ریز و تنظیم کننده امور محوله، راز نگهداری و توانایی درک صحیح از جایگاه و محیط اطراف خود را دارا باشد همچنین بتواند از ابزارهای ارتباطی هر مقطع زمانی بهره برداری مناسبی داشته باشد.
قبل از اینکه به تحلیل در رابطه با موضوع مورد بحث بپردازیم بهتر است به سوالات زیر پاسخ دهید؟
1- بیان خوب و فعال کردن محیط کار خود را تشریح کنید؟
2- چگونه طبقه بندی اطلاعات را انجام می دهید؟
3- آیا تلفن، اینترنت، و نمابر را ابزار مناسبی برای برقراری ارتباط با مشتری می دانید؟ چگونه؟
3- ارتباط اعتماد به نفس در نحوه لباس پوشیدن و رفتار خود را چگونه تشریح می کنید؟
4- آیا تاکنون در رابطه با موفقیت خود در محیط کار کتابی خوانده اید؟
5- بهترین بهره برداری از وقت و ایجاد کار مثبت چیست؟
6- آیا محیط کار در زندگی شخصی شما مؤثر است؟ برنامه ریزی و اهداف شما در طول روز و هفته چگونه است؟
حال که به سؤالات و پاسخهای آن اندیشیده اید و بهتر از هر شخصی به آن پاسخ داده اید بهتر است به سؤالاتی که از یک مدیر با سابقه و آگاه شرکت متوسط اندام پرسیده شده توجه نمایید:
1- انتظارات شما از منشی خود چیست؟
وظیفه یک منشی فقط پاسخگویی به تلفن نیست. او کسی است که باید درک صحیح و سریعی از محیط و مدیر خود داشته باشد و برحسب تواناییهای فردی و جمعی تشکیلات برنامه ریزی خود را تنظیم نماید و با هر کس مطابق شأن و جایگاه و موفقیت شغلی آنها برخورد داشته باشد. او موظف است که کارهای مدیر خود را هماهنگ و برنامه ریزی نماید و از آنجایی که اطلاعات زیادی در مورد تشکیلات خود و کارمندان مؤسسه و بخصوص مدیر خویش دارد پس بایستی فردی رازدار بوده و تمام اسرار را حفظ نماید و هرگز نباید اطلاعاتی را به بیرون از شرکت و یا از فردی به فرد دیگر انتقال دهد.
2- تفاوت منشی شرکت شما که یک شرکت خصوصی است با یک شرکت بزرگ دولتی چیست؟
در مورد این سؤال باید گفت ماهیت کاری منشی تغییرناپذیر است. آنچه که تغییر می کند اهداف، انگیزه ها و ویژگیهایی است که در کار خصوصی و دولتی به چشم می خورد. در شرکتهای خصوصی همیشه تلاش و فعالیت و بهره وری در درجه اول قرار دارد در صورتی که در شرکتهای دولتی این انگیزه کمتر به چشم می خورد. بنابراین در شرکتهای خصوصی افراد اعم از مدیر تا کارکنان باید در جهت تحقق پیشرفت و توسعه اهداف شرکت کوشا باشند، در غیر اینصورت در میان رقابت تنگاتنگ شرکتها ره به جایی نخواهند برد. در شرکتهای دولتی از این رقابتها خبری نیست و نسبت به شرکتهای خصوصی از بهره وری کمتری برخوردار می باشند.
2- چه کارهایی می تواند در موفقیت منشی شما مؤثر باشد؟