بررسی صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پیشبرد اهداف آموزش عالی
صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پیشبرد اهداف آموزش عالی
قبل از پرداختن به مفاهیم «صف» و «ستاد» و تشریح موقعیت سازمانی هر یک لازم است که مفاهیم «قدرت» و «اختیار» تعریف شوند تا ضمن پی بردن به وجوه تمایز بین این دو مفهوم، انواع قدرت نیز شناخته شوند.
قدرت و اختیار
قدرت را میتوان توانایی اشخاص یا گروهها در اثر نهادن بر عقاید و ارزشهای فکری اشخاص یا گروههای دیگر، یا وادار کردن آنها به انجام اعمال خاص و یا بازداشتن آنها از انجام کاری تعریف کرد.
اختیار، بشتر اثر سازمانی دارد و به قدرت و صلاحیت شغلی افراد مربوط میشود. به این ترتیب اختیار را میتوان قدرتی شغلی تعریف کرد که با استفاده از آن، شاغل (البته تا زمانی که در آن شغل انجام وظیفه می‌کند)، میتواند از طریق اعمال نظر در تصمیم گیریها، در سرنوشت دیگران اثر بگذارد. بنابراین اختیار نیز نوعی قدرت است اما قدرتی که پایگاه سازمانی دارد یعنی قدرتی است که از شغل و موقع و مقام سازانی سرچشمه میگیرد.
مفاهیم صف و ستاد
با وجود اهمیتی که روابط صف و ستاد در زندگی سازمان دارد هنوز برخی از مدیران استنباط روشنی از مفاهیم صف و ستاد ندارند و گاهی این دو را با هم اشتباه می‌کنند بنابراین لازم است که این دو مفهوم دقیقاً تعریف و شناخته شوند. بنا بر نظریه ای که به طور وسیعی در مدیریت پذیرفته شده است «صف» به واحدها یا نقش هایی اطلاق میشود که مستقیماً برای تأمین هدفهای موسسه فعالیت می‌کنند و در این زمینه مسئولیت مستقیم دارد. در حالی که «ستاد» به واحدها یا نقش هایی دلالت دارد که مستقیماً در جهت تأمین هدفهای موسسه فعالیت ندارند، لکن به واحدهای صفی کمک می‌کنند تا بتوانند به نحو موثری انجام وظیفه کنند و از عهده تأمین هدفهای موسسه برآیند.
از مطالب فوق معلوم میشود که ساده ترین طریق تشخیص فعالیت های صفی و ستادی در هر سازمان، توجه به «مستقیم» یا «غیرمستقیم» بودن کمکی است که این فعالیت ها در تأمین هدفهای کلی موسسه دارند.
به عبارت دیگر، فعالیت های صفی شامل فعالیت هایی هستند که مستقیماً به تأمین هدفهای کلی سازمانی کمک می‌کنند و فعالیت های ستادی آن گونه فعالیت هایی هستند که به طور غیرمستقیم به تأمین هدفهای کلی سازمانی کمک می‌کنند.
طریق دیگری که برای تشخیص فعالیت های صفی و ستادی غالباً به کار می شود، توجه به چگونگی صدور دستور و اجرای آن در خط فرماندهی است. مدیران و مسئولین صف در خط فرماندهی قرار دارند و حق صدور دستوربه واحدها و مسئولین را دارند و مسئولین مادون ملزم به اجرای دستورهای مافوق هستند. در حالی که مدیران و مسئولین ستاد در خط فرماندهی قرار ندارند و حق صدور دستور به واحدها و مسئولین صف، حتی به مسئولین رده های پایین سازمانی را ندارند. واحدها و کارشناسان ستادی فقط میتوانند به مدیران صف نظر مشورتی بدهند و آنها را در انجام وظایف و مسئولیت هایشان یاری دهند. بدیهی است چنانچه لازم باشد طرحها و نظریات واحدهای ستادی توسط واحدهای صف به مورد اجرا گذارده شود، در این صورت واحدهای ستادی سعی می‌کنند ابتدا طرحها و ایده های موردنظر خود را به تصویب مقامات عالی سازمان برسانند و سپس مراتب را برای اجرا به واحدهای صف ابلاغ کنند. در سازمانهای نسبتاً کوچک که کلیه کارکنان زیر نظر یک نفر انجام وظیفه می‌کنند هر یک از آنان در خط فرماندهی قرار داشته و ملزم به اجرای دستورهای مافوق هستند این گونه سازمانها صرفا یک سازمان صف تلقی میشوند.
مزایای ستاد
استفاده از ستاد مزایای زیادی دارد که به مهمترین آنها در این جا اشاره میشود:
1- ارائه نظریات مشورتی درباره عملیات- امروزه استفاده از نظریات مشورتی متخصصین واجد شرایط در زمینه های مختلف عملیات سازمان، آن قدر اهمیت یافته است که نمی توان آن را به هیچ وجه نادیده گرفت. اهمیت این امر، به ویژه در موسساتی که عملیات آنها پیچیده تر است، بیشتر دیده میشود.
2- اطلاعات و دانش تخصصی در زمینه های مختلف- در موقعیت هایی که مدیران اجرایی به هنگام تصمیم گیری، نیاز به دانش تخصصی در زمینه های اقتصادی، فنی، سیاسی، حقوقی و اجتماعی پیدا می‌کنند اهمیت نظریات مشورتی ستاد آشکارتر میشود. به علاوه، در مواردی که به دانش تخصصی در سطح بالا نیاز باشد، به برخی از متخصصین اختیار (اختیار مبتنی بر تخصص) داده میشود تا از طرف رؤسایشان تصمیم گیری کنند.
3- فرصت تفکر و تحقیق- یکی دیگر از مزایای مهم ستاد، فرصتی است که به کارشناسان ستادی برای تفکر و جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات داده میشود. زیرا معمولاً مدیران مافوق آنها به علت مشغله زیاد و درگیری با عملیات اجرایی، خود فرصت چنین تفکر و تحقیقی را پیدا نمی کنند. به ندرت یک مدیر اجرایی به ویژه در سطوح بالای سازمان، فرصت پیدا می‌کند که به تفکر و تحقیق، درحدی که کارشناسان ستادی او انجام می دهند، بپردازد.
بنابراین نه تنها ستاد، مدیران صفی را در انجام موفقیت آمیز عملیاتشان یاری می دهد، بلکه با پیچیده تر شدن مسایل و مشکلات، تجزیه و تحلیل ها و نظریات مشورتی ستاد ضرورت و اهمیت بیشتر می یابد.
روابط بین صف و ستاد:
یکی از مسائل عمده ای که همواره در سازمانها به عنوان یک مشکل برای مدیران مطرح است روابط بین صف و ستاد و اختلافاتی است که در این روابط بوجود میآید. دلایل این اختلاف متعدد است ولی اهم آنها به این شرح است:
1- نبودن حدود مشخص روشن برای وظایف هر یک از مدیران صف و ستاد
2- عدم اطلاعات مدیران صف و ستاد از وظائف یکدیگر
3- اختیارات زیاد واحدهای صف که باعث میشود در مقابل ایده ها و طرحهایی که از طرف واحدهای ستاد برای تغییر ارائه میشود مقاومت نمایند.
4- ارائه نکردن اطلاعات کافی و مستدل از طرف واحدهای ستاد به مدیران صف به منظور توجیه و متقاعد کردن آنها
5- احراز مسئولیت های صف و ستاد توسط افرادی که صلاحیت های کافی ندارند.