بهبود عملکرد سازمان ( شرکت آب و فاضلاب منطقه ای از تهران )
قسمتی از متن:
مزایای ارزیابی عملکرد سازمان
در این قسمت به برخی از نتایج و فواید ارزیابی عملکرد سازمان بطور خلاصه اشاره می شود
1- زمینه بهبود و اصلاح اختیارات زیان آور سازمان را فراهم می سازد .
2- موجب شناسائی فعالیتهای کارا و اثربخش می شود که با تاکید بر آنها زمینه رشد و ارتقای کیفی امور می تواند فراهم شود .
3- می توان محیطی سالم را برای پرورش و بروز استعدادهای خلاق کارکنان فراهم آورد و موجب تقویت انگیزش آنان شد .
4- زمینه تشویق ، دلگرمی مدیرانی کارآمد ، مبتکر و خلاق را فراهم ساخته و سرانجام منجر به بهره وری بیشتر آنها می گردد .
5- موجب مقایسه عملکردها شده و فرصت رقابت سالم را برای سازمانها فراهم می سازد .
خلاصه اینکه با توجه به نتایج حاصل از ارزیابی کارایی و عملکرد سازمان ضروری است در جهت نوسازی سازمانها و استفاده بهینه و مطلوب از توان بالقوه آنها به ویژه از دیدگاه منابع انسانی به این مهم بیش از پیش توجه شود . لذا شناخت تنگناهای موجود در زمینه ارزیابی در جهت ارائه الگوی مناسب ضروری است (عفتی ،15،1385).
10-2- ضرورت ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد اهداف مختلفی را دنبال می کند و می تواند استفاده ها متفاوتی داشته باشد . بطور کلی سازمانها به 4 دلیل عملکرد خود را اندازه گیری می کنند (تورنر و دیگران،18،2002).
- آگاهی یافتن و کنترل : زیر نظر داشتن و مشاهده عملکرد سازمان و کنترل مغایرت ها با اهداف از قبل تعیین شده به منظور انجام عملیات و اقدام اصلاحی به عبارت دیگر یکی از تنش های سیستم ارزیابی عملکرد ، نقش چرخه بازخورد می باشد .
- بهبود دادن : ارتقای کارایی و اثربخشی فعالیت ها از طریق بهبود شاخص های عملکرد
هم راستاسازی فعالیت ها با اهداف سازمانی : از طریق ارزیابی عملکرد میزان هم راستایی فعالیت ها با اهداف سازمان روشن می شود و فعالیت هایی که در راستای اهداف نیستند شناسایی شده و برای آنها اقدامات اصلاحی پیش بینی می شود .
- پاداش دادن یا توبیخ کردن : اندازه گیری عملکرد معیار خوبی برای ارزیابی عملکرد واحدها و سازمانهاست و به سادگی می تواند مورد استفاده نظام های تشویق و تنبیه قرار گیرد .
11-2- سیستم های ارزیابی عملکرد
همانطور که در تاریخچه ارزیابی عملکرد ذکر کردیم. ابتدا سیستم ارزیابی عملکرد سنتی شکل گرفت و عدم پاسخگویی به برخی از وجوه روش مذکور لزوم پیدایی روش نوین ارزیابی عملکرد را ضرورت بخشید. در اینجا به توضیح هر یک از دو سیستم می‌پردازیم.
1-11-2- سیستمهای ارزیابی عملکرد سنتی
سیستمهای ارزیابی عملکرد سنتی اغلب بر هزینه و مدیریت حسابها متکی هستند. این روشها در اواخر قرن نوزدهم و اوایل قرن بیستم برای مواجهه با نیاز روزافزون صنایع تولیدی توسعه داده‌شدند با تغییرات شگرف در فناوری و تولید،دیگر سیستمهای ارزیابی عملکرد سنتی قابل استفاده نیستند به عقیده مسکل[1]،5 مشکل اصلی در ارتباط با تکنیکهای مدیریت حسابداری وجود دارد (عفتی،1386،8).
1. کمبود تناسب: گزارشهای مدیریت حسابداری با استراتژی تولید متناسب نیستند، برای بخش کنترل تولید و عملیات قابل درک نبوده و در اخذ تصمیمات جهت قیمت گذاری گمراه کننده اند.
2. تغییر هزینه: حسابداری سنتی هزینه ها،با عناصر هزینه در ارتباط است شکل عناصر هزینه ها در سالهای اخیر تغییر پیدا کرده است. تحلیلهای جزیی کم اهمیت شده اند. همچنین شکل هزینه های مستقیم و غیرمستقیم (و هزینه های متغیر و ثابت) همانند سابق ثابت نیست و در نتیجه روشهای سنتی سرشکن کردن هزینه های سربار به وضوح هزینه های تولید را دگرگون می کند.
3. عدم انعطاف پذیری: گزارشهای مدیریت حسابداری درون سازمان و از یک سازمان به سازمان دیگر و حتی با تغییرات کسب و کار در طول زمان تغییر نمی کرد. در نتیجه گزارشهای مورد بحث با تأخیر بسیار دریافت می شد و دیگر ارزشی نداشت. این گزارشها به مدیران عملیاتی کمک چندانی نمی کرد. تنها وسیله ای بود برای سرزنش آنها به دلیل نوسانات منفی.
4. مانع پیشرفت تولید در کلاس جهانی: روشهای سنتی ارزیابی به صورت مانعی بر سر تولید در کلاس جهانی بود و می توانست منجر به این شود که مدیران زمان و هزینه بیهوده‌ای را صرف خوب جلوه دادن اوضاع کنند. همچنین با توجه به نرخهای تولید بالا، حسابداری نیازمند اطلاعات جزیی بود که فراهم آوردن این اطلاعات بسیار هزینه بر بود.
5. اطاعت از نیازمندی های حسابداری مالی: جهت ارزش داشتن سیستمهای مدیریت حسابداری، این سیستمها می بایست بر روی روشها و فرضیات دیگری جز حسابهای مالی بنا می شدند.
به عقیده آمبل[2] و استیکانت[3] فرضیاتی که روشهای مدیریت حسابداری بر آن استوار بودند، دیگر اعتبار ندارد، زیرا این فرضیات حالت محلی دارند. این فرضیات که باعث عدم اعتبار آنها شده است (عفتی،1386،9)
با توجه به این مشکلات،سیستمهای ارزیابی عملکرد سنتی امروزه غیر معتبرند.
2-11-2- سیستمهای ارزیابی عملکرد نوین
علاوه بر مشکلات سیستمهای اندازه گیری عملکرد سنتی، دلایل زیادی برای نیاز به سیستمهای اندازه گیری عملکرد مدرن در صنایع تولیدی وجود دارد. برخی از این دلایل بدین شرح اند.
مشتریان نیاز به کیفیت و استانداردهای بالاتری دارند،عملکرد،انعطاف و روشهای مدیریتی در طرحهای تولیدی به طور قابل ملاحظه ای تغییر کرده اند. همان طور که سازمانها روشهای تولید در تراز جهانی را مطرح می کنند به روشهای جدیدی برای اندازه گیری و کنترل طرحهای تولیدی خود نیاز دارند. سیستمهای اندازه گیری عملکرد سنتی برای اندازه گیری فعالیتها در کلاس جهانی غیر معتبرند،زیرا زمینه رقابت در سازمان را به وجود نمی آورند. (عفتی،1386،9)
در فضای تولیدی امروز شاخصهای هزینه ای پایه تصمیم گیری سازمان نیستند. اکنون سازمانها به شاخصهایی نیاز دارند که بر مبنای ابعاد رقابتی مانند زمان و کیفیت باشند. از دیدگاه مسکل سیستمهای ارزیابی عملکرد نوین برای تولید در کلاس جهانی می‌بایست ویژگی های زیر را داشته باشند:
راسل بیان می کند که تلاش سازمان برای توسعه یک سیستم ارزیابی عملکرد خود باعث اختیار بخشیدن به این فرآیند می شود این نشان می دهد که فرآیندهای مهم کاری ارزیابی می شوند ضعفها و تضادها مشخص و مدیریت شده، پنهان نمی شوند و شاخصهای عملکرد باعث تکامل مدیریت همراه با تغییر نیازها در طول زمان می گردند.
دیکسون[4] و همکاران بیان می کنند که سیستمهای ارزیابی عملکرد موفق در 5 خصیصه مشترکند:
1.متقابلاً پشتیبانی کننده اند و با اهداف، فاکتورهای بحرانی موفقیت و برنامه های سازمان هم خوانند.
2. اطلاعات را به صورت کم و ساده از طریق مجموعه ای از شاخصها منتقل می کنند.
3. بر شاخصهایی تمرکز دارند که مشتری آنها را می بیند.
4. به افراد سازمان کمک می کند تا بتواند اثر تصمیمات و فعالیتهای خود را بر روی سازمان ببینند.
5. یادگیری سازمان و بهبود مستمر را پشتیبانی می کنند. (دیکسون و همکاران ، 1990،431)
برخی صاحب نظران عقیده دارند که علاوه بر پنج خصیصه ذکر شده توسط دیکسون و همکاران وی، موارد دیگری نیز باید در یک سیستم ارزیابی عملکرد نوین وجود داشته باشند. او می‌گوید که سیستم ارزیابی عملکرد می بایست پاسخگوی چهار نیاز زیر باشد:
1. چارچوبی باشد که از بالا به پایین به جزئیات و سطوح بیشتری شکسته شود، و این امکان را بدهد تا استراتژی و یا نیازمندی های مشتری به مجموعه ای از شاخصهای عملکرد بحرانی تبدیل شود و کلیه فرآیندهای کاری را تعریف کند.
2. بر روی یک فرآیند کسب و کار تمرکز داشته باشد.
3. شاخصهای عملکردی باید فرآیندگرا و کمی باشند و خود متعلق به شاخصهای کلی تری باشند که آنها نیز در ارتباط با استراتژی سازمان یا نیازمندی های مشتریان شکل گرفته باشند.
4. در چارچوب آن دیدگاه استراتژی و نیازمندی های مشتری وجود داشته باشد.
3-11-2- مقایسه دیدگاه‌های سنتی و نوین در ارزیابی عملکرد
در دیدگاه سنتی، مهمترین هدف ارزیابی قضاوت و ارزیابی عملکرد مورد نظر می باشد در حالی که در دیدگاه مدرن، فلسفه ارزیابی بر رشد و توسعه و بهبود ظرفیت ارزیابی شونده متمرکز شده است سایر تفاوتهای این دو دیدگاه را می توان به صورت زیر بیان کرد.
[1] Maskell
[2] Umbel
[3] Stikanth
[4] Dixon