امروزه انجام امور حسابداری بدون بهره گیری از امکانات رایانه ای با توجه به حجم عملیات و تنوع گزارشات مورد نیاز تقریباً غیر ممکن گردیده است در این راستا نتایج حاصل از بررسیهای فراوان و مرور راه حلهای متعدد لزوم استفاده از نرم‌افزار واحد و یکسان جهت ثبت عملیات مالی مربوط به دسته اول (عملیات فنی بیمه) را در کلیه شرکتهای بیمه به اثبات رسانیده است. لذا کلیه شرکتهای نمایندگی یک شرکت بیمه جهت ثبت عملیات بیمه گری صرفاً می بایست از یک نرم افزار استفاده نمایند.
الف) استفاده از یک نرم افزار قطعاً مانع از بکارگیری سایر نرم افزارهای مورد نیاز شرکتها جهت پوشش عملیات پشتیبانی و عمومی و مسائل مرتبط آنها با بازاریابان و غیره نخواهد شد.
ب) با توجه به اهمیت انجام عملیات حسابداری بصورت رایانه ای و اعلام مشخصات نرم افزار کلیه شرکتها می بایست نسبت به نصب نرم افزار حسابداری اقدام کنند.
ج) به منظور حفظ یکنواختی هرگونه تغیر اساسی در نرم افزار باید با هماهنگی شعب و واحدهای حسابداری و انفورماتیک آنها صورت پذیرد.
از آنجایی که کنترل عملیات مالی شرکتهای نمایندگی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد و حسب تجارب گذشته نیز یکی از مشکلات بسیار جدی و عامل اصلی ایجاد مغایرات فیمابین، شخصی و ثابت نبودن «مسئول عملیات مالی» شرکتهای نمایندگی بوده است لذا مشخصات «مسئول عملیات مالی و حسابداری» شرکتها باید طی معرفی نامه ای، با امضا مدیر عامل شرکت نمایندگی به مجتمع ها اعلام گردیده و حضور فرد مذکور در جلسات توجیهی و آموزشی نیز به عنوان تکالیف قطعی ایشان تعریف گردد ضمناً هرگونه جابجائی در این خصوص می بایست با هماهنگی صورت پذیرد بدیهی است شرکتهای نمایندگی در انتخاب عزل و نصب این افراد مختار می‌باشند و لیکن هماهنگی با مجتمعها اجباری خواهد بود. علی ایحال مسئولیت نهایی حسابهای شرکت نمایندگی بعهده مدیرعامل و هیئت مدیره شرکت نمایندگی خواهد بود.
از آنجائیکه اسناد و مدارک حسابداری می بایست بصورت دقیق طبقه بندی شده و قابل دسترسی باشد لذا فدوریست اسناد و مدارک حسابداری شرکت نمایندگی صحافی گردیده و در محل شرکت نمایندگی نگهداری گردد به نحوی که همواره امکان دسترسی به آنها مقدور باشد ضمناً این موضوع بایستی هنگام ایجاد تغییرات اساسی در مدیریت شرکت نمایندگی مورد کنترل قرار گرفته و نسخه ای از صورتجلسه تحویل و تحول برای واحد اجرائی ذیربط (مجتمعها) ارسال گردد.
جاری دریافت بیمه گری
1-4- با توجه به اهمیت انجام عملیات بانکی نزدیک بانک مشخص کلیه شرکتهای نمایندگی می بایست همراه با تکمیل تعهدنامه مخصوص که نمونه آن توسط واحد اجرائی ذیربط (مجتمعها) تحویل می شود نسبت به افتتاح یک فقره حساب جاری که از این پس “حساب دریافت بیمه گری” نامیده می شود اقدام نمایند. شرایط و خصوصیات حساب مذکور به شرح ذیل می باشد:
1-1-4- افتتاح حساب مستلزم تکمیل تعهدنامه محضری با هماهنگی دفتر حقوقی شرکت بیمه می باشد.
2-1-4- با عنایت به هماهنگی انجام شده و لزوم اخذ سرویس خاص مورد توافق حساب صرفاً نزدیکی از نزدیکترین شعب بانک افتتاح گردد.
3-1-4- حساب مذکور شاخه ای (فرعی) از حساب مرکزی (مادر) واحد اجرائی (مجتمع) شرکت بیمه نزد بانک محسوب می گردد و صرفاً بابت واریز وجوه دریافتی بابت بیمه نامه ها اعم از فروش نقدی، وصول بدهکاران و وصول چکهای مربوط به اقساط بیمه نامه می باشد.
4-1-4- حساب یاد شده (حساب فرعی) بنام شرکت خدمات بیمه ای اما بنفع شرکت بیمه افتتاح شده و شرکت نمایندگی هیچ گونه قدر السهم، حق برداشت و اعمال تغییرات در حساب را ندارد.
5-1-4- حساب فرعی فاقد دسته چک می باشد.
6-1-4- مانده حساب فرعی در پایان هر روز کاری بحساب سپرده کوتاه مدت معرفی شده توسط واحد اجرائی (مجتمع) شرکت بیمه واریز می گردد.
7-1-4- شرکتهای نمایندگی مجاز به تأخیر در واریز حق بیمه به حساب فرعی (جاری دریافت بیمه گری) نمی باشند و دقیقاً طبق شرایط مندرج در بیمه نامه‌ها و قراردادهای بیمه ای می بایست مبالغ به حساب واریز گردد. بدیهی است هر گونه مسئولیت ناشی از تأخیر واریز مذکور اعم از عدم پرداخت خسارت و غیره بعهده شرکت نمایندگی خواهد بود.
8-1-4- بانکهای مجری حساب دریافت بیمه گری (حساب فرعی) موظف به ارائه صورتحساب و اطلاعات تکمیلی حساب به شرکت نمایندگی می باشند و شرکت نمایندگی نیز مکلف به کنترل حساب و نهایتاً تهیه صورت مغایرت بانکی می باشد. به منظور تسهیل در عملیات پیشنهاد می شود وجوه مربوط به هر یک از رشته ها روزانه طی یک فقره فیش بحساب واریز گردد. به منظور تسریع در اجرای عملیات، شرکت نمایندگی موظف است بلافاصله پس از افتتاح حساب مشخصات آن را به اطلاع واحد اجرائی شرکت بیمه (مجتمع) برساند.
همچنان که اشاره گردید کلیه موارد مندرج در سر فصل جاری فیمابین و زیر مجموعه این سرفصل می بایست با تبادل اعلامیه های فیمابین صورت پذیرد در این خصوص به موارد زیر اشاره می گردد: (با توجه به اهمیت این بخش دقت نظر در خصوص سرفصلهای تفصیلی این حساب بسیار ضروری می باشد).
1-1-4- چنانچه بیمه نامه ای دارای بدهی در دفاتر شرکت نمایندگی بوده و بدهی مذکور هنگام پرداخت خسارت توسط واحدهای اجرائی شرکت بیمه تسویه گردد، واحد اجرائی ذیربط (واحدی که شرکت نمایندگی با آن همکاری دائم دارد) طی اعلامیه بستانکار مراتب را جهت ثبت دفاتر شرکت نمایندگی اعلام می نماید و شرکت نمایندگی پس از دریافت اعلامیه بستانکار سند زیر را صادر می کند:
| عناوین حساب | ماهیت | مبلغ | معادل | ||
| گروه | کل | معین | |||
| ح دائمی بیمه | فیمابین شرکتها | وصولی بدهکاران بیمه | بدهکار | | مبلغ مندرج در اعلامیه |
| ح دائمی بیمه | بدهکاران بیمه | بتفکیک رشته | بستانکار | | مبلغ مندرج در اعلامیه |
نکته: چنانچه مبلغ اعلامیه واحد اجرائی از مانده بدهی منعکس در دفاتر شرکت نمایندگی بیشتر باشد مازاد آن بحساب “ح دائمی بیمه- بستانکاران- بیمه گذاران” منظور گردیده و در صورت مراجعه بیمه گذار در وجه ایشان پرداخت می شود.
2-1-4- هنگام اعطای تنخواه توسط واحد اجرائی علاوه بر چک مربوط به تنخواه اعلامیه بدهکار نیز همراه با چک جهت شرکت نمایندگی ارسال می گردد، شرکت نمایندگی پس از دریافت اعلامیه ثبت زیر را در دفاتر درج خواهد نمود.
| عناوین حساب | ماهیت | مبلغ | معادل | ||
| گروه | کل | معین | |||
| ح دائمی بیمه | بانکها- جاری | پرداخت‌بیمه‌گری | بدهکار | | مبلغ تنخواه |
| ح دائمی بیمه | فیمابین شرکتها | تنخواه بیمهگری | بستانکار | | مبلغ تنخواه |
3-1-4- چنانچه بیمه گذاران مبالغی بیشتر از مبلغ حق بیمه به حساب دریافت بیمهگری واریز نمایند ثبت حساب بشرح زیر خواهد بود، این موضوع شامل واریزیهای نامشخص نیز می گردد.
| عناوین حساب | ماهیت | مبلغ | معادل | ||
| گروه | کل | معین | |||
| ح دائمی بیمه | بانکها- جاری | دریافت بیمهگری | بدهکار | | اضافه واریزی |
| ح دائمی بیمه | بستانکاران | اضافه واریزی | بستانکار | | اضافه واریزی |
4-1-4- چنانچه مبالغی تحت عنوان ودایع و سپرده از بیمه گذاران رشته های مختلف بیمه ای و غیره دریافت گردد ثبت حساب به شرح زیر خواهد بود: